Llega el día de pago y alguien saca las facturas aprobadas, copia IBAN e importes, separa por sociedad, cuadra el total con lo que dice contabilidad y lo sube al banco. Una mañana entera, con el riesgo de pagar dos veces la misma factura o de pagar a una cuenta que no es la del proveedor.
Sí. Cada factura se asigna a la sociedad pagadora que le corresponde y se prepara una remesa para cada una, en el formato que admita su banco. En la consultoría revisamos cómo trabajáis hoy con cada entidad.
Antes de meter una factura en la remesa comprueba si ya se pagó, aunque llegue reenviada o con otro nombre de archivo. La repetida se retiene y se avisa.
La automatización no lo acepta por su cuenta. Si una factura trae un IBAN distinto del registrado, se retiene. El cambio lo verifica y lo registra una persona, y a partir de ahí los pagos siguientes ya van a la cuenta nueva.
Sí. Cada remesa guarda qué facturas incluía, cuáles se retuvieron y por qué, quién firmó y a qué hora.
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